Offre d'emploi : Responsable administration, RH et opérations - Montréal

L’Association des services alimentaires de Polytechnique (L’ASaP) est fière d’appartenir à l’École Polytechnique de Montréal qui regroupe plus de 10 000 étudiants, 260 professeurs et 1 525 employés.

L’ASaP regroupe plusieurs points de vente aux menus distincts, les machines distributrices et le service de traiteur personnalisé. 

L’ASaP a pour mission de faciliter la concertation entre les individus de la communauté polytechnicienne, afin de créer des espaces de vie favorisant le bien-être et le bonheur de manger.

L’ASaP offre des services alimentaires ouverts à la diversité, soucieux du développement durable et axés sur la collaboration, et ce, tout en favorisant une culture entrepreneuriale inclusive.

MISSION DU POSTE

Vous êtes un(e) employé(e) du département de l’administration et vous êtes sous la responsabilité du ou de la directeur(trice) général(e).

Vous dirigez, instaurez et maintenez la philosophie de gestion et du service à la clientèle qui guide le travail du personnel de son département. Vous serez appelé à faire la sélection, la formation, l’évaluation.

Administration

• Effectuer la facturation via Zoho books;
• Effectuer la conciliation bancaire via Desjardins;
• Gestion des valeurs monétaires;
• Valider les EF’s avec la firme de comptabilité;
• Effectuer les suivis avec les fournisseurs et demandes de soumissions;
• Gestion des appels téléphoniques, courriels et autres demandes;
• Faire la mise à jour des documents administratifs : politiques et procédures;
• Création de tableaux de suivi;
• Communiquer avec les différentes parties prenantes de L’ASaP;
• Organiser les rencontres du/de la directeur(trice) général(e);
• Préparer les prévisions hebdomadaires en matière de revenus;
• Documenter toute information pertinente dans le journal départemental;
• Engendrer et promouvoir un environnement de travail collaboratif qui permet de maximiser la productivité et le moral du personnel;
• S’assurer du respect des procédures d’encaissement mises en place par la comptabilité;
• Préparer les prévisions hebdomadaires en matière de revenus, couverts et coût de la main-d’œuvre;
• Organiser des rencontres départementales mensuelles, assister aux rencontres assignées;
• Assurer le suivi de différents dossiers et mandats sous sa responsabilité.

RH

• Effectuer l’affichage des postes et effectuer une pré-sélection selon les critères de l’ASaP;
• Former et orienter les nouveaux employés sur les exigences et les attentes par rapport à leur poste. Faire la formation continue avec les employés déjà en service;
• Effectuer les rappels d’évaluation aux responsables de départements.

OPÉRATIONS

• Remplir des demandes de service pour des réparations et les faire parvenir à la maintenance.